دشن معالي وزير التعليم د. أحمد بن محمد العيسى في مكتبه بالوزارة يوم الخميس 29 ديسمبر 2016م البوابة الإلكترونية لمشروع حفظ وأرشفة الوثائق الرسمية (عين للوثائق) بحضور كل من سعادة وكيل الوزارة للتخطيط والتطوير د. عبد الرحمن بن عمر البراك، وسعادة الرئيس التنفيذي لشركة تطوير للخدمات التعليمية د. محمد بن عبد الله الزغيبي، ومدير عام التطوير الإداري الأستاذ محسن بن محمد البقمي ، والذي قدم عرضاً تعريفياً بالمشروع وفكرته وأهدافه وخصائصه كافة، وكذلك استعراض الوثائق الموجودة فيه.
ويعنى الموقع الجديد وهو عبارة عن نظام إلكتروني تم إنجازه بالشراكة بين وكالة الوزارة للتخطيط والتطوير (الإدارة العامة للتطوير الإداري) وشركة تطوير للخدمات التعليمية، بحفظ وأرشفة وثائق ومحفوظات الوزارة وإدارات التعليم في المناطق والمحافظات، و كذلك فهرستها وتصنيفها، ويهدف إلى أرشفة جميع التعاميم والقرارات واللوائح والأنظمة المعمول بها حالياً في الوزارة وقطاعاتها المختلفة، والتي ستصدر لاحقاً، من أجل إتاحتها للاطلاع والاستفادة وفق اللوائح المنظمة لذلك .
كما يتيح الموقع إمكانية الدخول والاستعراض لأي شخص من خارج الوزارة وداخلها عبر تطبيق جوال متزامن مع قاعدة البيانات الأساسية في منصتي الأندرويد والآيفون.
وأشار مدير عام التطوير الإداري في الوزارة الأستاذ محسن بن محمد البقمي إلى أن الموقع متاح للجميع وبإمكان المهتمين والباحثين عن وثائق الوزارة الاستفادة من المنصة الإلكترونية المخصصة لذلك سواء على متصفح الإنترنت أو تطبيق الأجهزة الذكية ، حيث تم تصنيف هذه الوثائق إلى خمسة أقسام (أنظمة، لوائح، تعليمات، قرارات، تعاميم)، مضيفاً أنه يمكن الحصول عليها من خلال الدخول على الموقع الإلكتروني (عين للوثائق)، وكذلك من خلال تحميل تطبيق (عين للوثائق) على الهواتف الذكية.
ويتيح موقع عين للوثائق البحث في وثائق الوزارة بعدة معايير مثل اسم أو رقم أو نوع الوثيقة، أو موضوعها، أو الجهة المصدرة للوثيقة، وكذلك عن طريق الكلمات الرئيسة فيها.
والجدير بالذكر أن هذه الوثائق هي مجموعة من الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال الوزارة وقطاعاتها المختلفة في موضوعات عامة غير سرية يتم نشرها أو إبلاغها للجهات والأشخاص الاعتباريين أو الطبيعيين، وتتاح للباحثين والدارسين ومراكز البحث العلمي للاستفادة منها في المجالات العملية والعلمية والتوثيقية، ومن هذه الوثائق الأنظمة واللوائح والسياسات والخطط والبرامج والميزانيات والإحصاءات والأبحاث والدراسات والتقارير الإحصائية.
وتجدر الإشارة إلى أن المشروع يأتي ضمن برامج ومشاريع الاستراتيجية الوطنية لتطوير التعليم العام في المملكة العربية السعودية التي أنجزها مشروع الملك عبدالله بن عبدالعزيز لتطوير التعليم العام “تطوير”، وتنفذها شركة تطوير للخدمات التعليمية بالتعاون مع وزارة التعليم.