عُقد الاجتماع التحضيري الأول لـ "مهرجان عسفان الثاني" برئاسة رئيس بلدية عسفان المهندس عمر العصيمي ، وذلك في صباح الأربعاء الموافق ٢٦ من شهر ذي القعدة لعام ١٤٣٩ هـ بالمركز الحضاري ، وبحضور ممثلي الدوائر الحكومية ، ورئيس المجلس البلدي بعسفان . وقد تناول الاجتماع عدداً من النقاط الهامة ، وتم تحديد الإطار العام وهوية المهرجان ، وتم اعتماد المهندس عمر العصيمي رئيس اللجنة العليا للمهرجان ، وترشيح الأستاذ محمد إبراهيم البشري مديراً تنفيذياً للمهرجان. وأقر خلال الاجتماع موعد إقامة المهرجان ، وذلك خلال الفترة من الثلاثاء ١٨ ربيع الثاني لعام ١٤٤٠ هـ وحتى السبت ٢٩ من الشهر نفسه . وتم وضع الإطار العام للبرامج والفعاليات التي ستنفذ بالمهرجان ، حيث ستتنوع مابين مسرحيات للأطفال وأخرى للكبار ، بالإضافة إلى إقامة "دوري البالوت" وسباق الماراثون وسباق الدراجات الهوائية وغيرها من البرامج والأنشطة الرياضية والثقافية ، كما سيتم الاستعانة بالمشاهير في النشر والإعلام وكذلك في تقديم الفعاليات . وأشارت اللجنة إلى الاستعانة بالشباب ومنحهم الفرصة لتقديم أنفسهم للجماهير ، وكذلك إعطاء الوجوه الجديدة مجالاً للمشاركة وإبراز مواهبهم . وأكدت اللجنة على أن هوية المهرجان من برامج وأنشطة وفعاليات ترفيهية سوف تناسب جميع الفئات العمرية .